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logiciel de gestion de club
MY SERVICE CLUB . com


Découvrez ici toutes les
​fonctionnalités de l'application :

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Automatisez toute la gestion de vos actions

Afin de faciliter la gestion de vos actions, nous mettons à votre disposition le logicile My Service Club.com pour automatiser au maximum la gestion des actions que vous menez pour récolter des fonds.

Découvrez ici les différentes fonctionnalités

Les membres

Gestion des membres permettant de leur donner un accès séparé à l'application et d'identifier les commandes parrainées par chacun d'entre-eux.

Dans un second temps, l'application permttra de gérer les cotisations récurrentes des membres.

Les clients

Encodez et gérer vos clients en ligne. Toutes les informations du clients, y compris son numéro de TVA seront disponibles en ligne sur la plateforme.

Chaque membre, via son accès personnel pourra consulter les clients déjà existants, mais il pourra aussi en créer de nouveau. Pour cela, il suffit de se connecter à la plateforme avec son ordinateur, tablette ou smartphone.
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Les produits et services

Que vous vendiez un produit physique (vin, lasagne, porte-clé, ...) ou des entrées, des tickets ou autre chose, cet article devra être créé sur la plateforme.

Une fois créé, il sera disponible pour être sélectionné dans le bon de commande du client.

De plus, il est possible de marquer 3 produits favoris qui s'afficheront directement dans le tableau de bord et dans les colonnes de suivi des documents (bon de commande, factures, etc...)

Les documents

Tous les documents sont personalisables. Vous pouvez gérer aussi bien la numérotation que les textes qu'il impriment.

Les documents disponibles:

  • le bon de commande
  • le bon de livraison
  • la facture
  • les rappales 1-2-3

Les bons de commande

Tous les membres du club peuvent encoder des bons de commande via leur accès individuel.

Selectionner le client, ou créer un nouveau. Le système indique automatiquement le nom du membre qui paraine la vente.

Indiquez ensuite les produits ou services vendus, ajouter un commentaire. C'est tout!

Dès la confirmation de la commande, tous les documents officiels sont générés et envoyés aux personnes concernées. 

100% automatique.

Les factures aux clients

La facture au client est éditée automatiquement chaque fois qu'one commande est encodée et validée.
Elle sera envoyée immédiatement au client par mail. Evidemment, il est possible aussi de la sortir en PDF, de l'imprimer et de l'envoyer par voie postale.

Le cycle des rappels automatiques ne débute qu'à partir du moment que la marchandise est livrée. Ce pour empêcher de réclamer l'argent alors que le client n'a encore rien reçu.

Par ailleurs, le client pourra, s'il le souhaite, déjà payer la facture avant d'être livré. Ce qui fera du bien à votre caisse!

Les bons de livraison

Le bon de livraison est également préparé au moment de la validation de la commande. Il est envoyé au gestionnaire du stock (indiqué dans les paramètres). 

Au moment de l'enlèvement de la marchandise, le gestionnaire peut alors sortir le bon de livraison pour signature et il coche la commande comme livrée. Automatiquement le stock est mouvementé et les unités sorties sont soustraites au stock.

L'inventaire en temps réel est consultable par tout le monde et à tout moment sur la plateforme.

Des entrées et sorties de stock manuelles sont également possibles. Ces transactions sont cependant limitées aux adminstrateurs et gestionnaires de stock indiqués.

Les rappels automatiques

Réclamer l'argent n'est jamais une tâche agréable. Cest pourquoi nous avons intégré les rappels automatiques pour les factures impayées à leur échéance.

Les paramètres permettent de configurer 3 niveaux de rappels avec des textes et des délais individuels.

Vous disposez aussi de différentes modalités:
- envoi automatique des rappels activé / désactivé
- envoi de rappel à un client déterminé
- lancement manuel des rappels à un moment donné à tous les clients en retard à ce moment
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Les fournisseurs

Getsion des fournisseurs et de leurs coordonnées permet d'encoder les factures des fournisseurs qui représentent des frais pour l'opération.

L'application permet en finale d'imprimer un bilan du projet contenant les ventes (résumé et détail), le stock initial et final, ainsi que les frais engendrés par l'opération.

L'administrateur pourra à tout moment imprimer ce rapport pour faire un état des lieu de l'opération.

Importation données bancaires

Le logiciel est conçu pour intégrer vos données bancaires en relation avec une connexion via un compte myPONTO. Ponto est une entreprise du groupe ISABEL réputé pour sa gestion de connexion bancaire et modules de paiement.

Il suffit pour cela de créer un compte sur www.myponto.be, d'introduire vos données bancaires et de reporter les codes qui y sont mis à votre disposition dans les champs ad hoc des paramètres de My Serviceclub.com.

Automatiquement, les informations bancaires seront importées et le réconciliation des factures se fait sur base de la communication structurée indiquée sur la facture et renseignée par le client (+++123/1234/12345+++), son nom et son numéro de compte IBAN enregistré lors de son dernier paiement.
Lorsque le système ne reconnait pas le paiement, un message est adressé à l'administrateur pour lui demander de le faire manuellement.

Envoi de mails automatiques

Les mails sortant peuvent être individualisés et partir à votre nom . Pour ce faire, il suffit d'introduire les paramètres sortant de votre adresse mail.

Au cas où vous n'optez pas pour cette solution, les mails partiront via notre serveur   message@my-serviceclub.com

Accès sécurisé

Chaque membre dispose via son adresse mail renseignée au club, d'un accès individuel et sécurisé à la plateforme.

Avec son mot de passe et son adresse mail, il peut se connecter et accéder aux fonctionnalités qui sont réservées aux membres:

- mettre à jour son profil
- consulter et créer des clients
- encoder des commandes
​- consulter le tableau de bord

Tableau de bord

A tout moment, tout le monde peut consulter le tableau de bord de l'opération en cours.
Ce tableau de bord fait le point sur les aspects suivants:

- les ventes réalisées
- le montant des impayés
- l'inventaire en temps réel
- le hitparade des ventes classé par le membre qui a vendu le plus ;-)
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