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Plus de 10 ans d'actions sociales !


Rotarien depuis 10 ans
Depuis des années, je suis membre de mon Rotary Club où j’ai pu rencontrer des gens vraiment très chouette, qui sont devenus, certains d’entre eux, mes meilleurs amis. Même en passant des périodes personnelles ou professionnelles plus difficiles, j’y ai toujours trouvé un pôle reposant et réconfortant. 

Servir d'abord
Mais, le club n’est pas seulement là pour notre épanouissement personnel! Il est aussi l’outil pour aider les plus démunis ou de contribuer à des missions plus globales. Pour le club Rotary, nous poursuivons depuis plus de 30 ans une mission mondiale visant à éradiquer la polio. Pour supporter et mener à bien toutes ces missions, il faut évidemment de l’argent. Outre l’apport personnel que chaque rotarien peut faire, il s’agit aussi de récolter des fonds grâce à l’organisation d’événements ou la vente de certains objets.  
Bien qu’on ai plaisir à s’investir pour le club, la charge de travail nécessaire pour mener à bien un tel projet est parfois importante et, dans ton club, comme dans le mien, cela reste souvent à charge de quelques-uns seulement …

Notre action champagne
Nous vendons par exemple du champagne et 3 versions différentes : le Grand Cru brut, Le rosé et le Grand Cru brut en bouteilles magnum. Depuis des années, c’est cette opération contribue en grande partie à renflouer notre caisse, année par année. Il est donc important de bien gérer cette activité qui a atteint entretemps, une certaine ampleur.
De plus, cette activité nécessite non seulement la gestion de la facturation, mais également la gestion du stock physique. Bien que cela puisse paraître banal, il est tout de même étonnant, que même fait de bonne foi et en prenant les précautions qui s’imposent, des différences apparaissent chaque année ! En fin de compte, on arrive toujours à retomber sur ses pattes, mais cela prend beaucoup de temps et ne se passe pas toujours sans heurts.

Un outil pour nous faciliter la tâche
J’imaginait donc une application qui pourrait nous rendre la vie plus facile. A commencer par l’inscription des commandes, qui doivent être recopiées en facture, puis envoyées au client. Envoi par mail ou par courrier ? Rien que l’envoi par courrier, coûte vite quelques centaines d’euro au club. L’envoi par mail est donc préférable. 
Ensuite, le responsable de l’opération doit suivre de près ses extraits de compte afin de vérifier les paiements des clients et de marquer les factures comme payées. Et puis … les retardataires. Même si on est relativement cool au niveau du club pour réclamer les sous, à un moment donné, il faut tout de même se mettre à réclamer les impayés. Soit en passant par le membre qui a fait la vente, soit par le trésorier. 
Autant de tâches à assumer. 
Si vous vendez un produit physique, il faudra de plus vérifier les entrées et sorties de stock afin de tomber juste à la fin.
Je te proposes à présent de découvrir mon application qui se charge de manière automatique de tout cela :
découvrez notre application : My Service Club
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  • Tous les membres de ton club peuvent accéder à l’application sur tout appareil connecté pour encoder les commandes, créer des clients nouveaux et ajouter des produits à la commande
  • Dès confirmation, le membre reçois par mail une confirmation de la commande avec le document ad hoc en pièce jointe. Le client reçois immédiatement sa facture et le responsable du stock reçois une copie du bon de livraison dans sa boîte mail. L’opération est à présent enregistrée et est prêt à être complétée par l’enlèvement de la marchandise et l’enregistrement du paiement.
  • Lorsque la marchandise quitte le stock, le responsable du stock peut indiquer la livraison comme livrée. Cette opération va automatiquement mettre à jour votre stock.
  • Une fois livrée, le cycle des rappels prend son cours et envoi de manière automatique un rappel par mail au client au cas où son paiement ne serait pas été effectué avant le délais paramétré.
  • A tout moment, toute personne ayant accès à l’application, peut consulter la situation actuelle du stock, des ventes et le hitparade des ventes des membres.
  • Si on prend la peine d’encoder les factures des achats de marchandise et d’autres frais relatifs à l’opération, l’application te permets d’imprimer le bilan de l’opération pour la période déterminée !

Après une première année concluante, notre club a testé l’application en ligne et se réjouit du gain de temps, de transparence et de la qualité de la gestion de notre  opération de vente de champagne.
Dans un avenir proche, je compte ajouter des fonctionnalités permettant entre autres à envoyer de manière automatisée des factures aux membres pour la cotisation trimestrielle.
Booster les actions de votre club

Plaisir de faire partie d'un service club

Découvrez comment obtenir un GOOGLE GRANT
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Faire partie d’un service club est un vrai plaisir ! 

Pouvoir participer à des activités bienveillantes qui sont au service des plus démunis de notre société est épanouissant et donne le sentiment d’être utile. 
Nombreux sont les projets auxquels on a déjà pu contribuer au fil des années et, pour ne pas le mentionner l’action globale et mondial de notre club Rotary qui vise à éradiquer cette maladie dévastatrice qu’est la polio. C’est un combat de longue haleine, qui montre enfin ses effets. En 2020, seuls quelques cas d’infection au monde restent encore à déplorer. Même si cela est encourageant, le combat n’est pas terminé. Il s’agit de rester vigilant et de persévérer afin de prévenir une nouvelle vague et la réapparition d’autres formes de la maladie.

C’est pour cela qu’on est membre d’un service club et c’est là où on voit pourquoi on investit cette énergie.
Chaque action qu’on initie dans le club réunit un certain nombre de personnes qui passent leurs soirées et leur temps libre à ficeler une action et à préparer des événements afin de récolter un maximum d’argent. 

Je souhaite contribuer à ce succès en facilitant grandement la gestion interne de ces action grâce à un petit logiciel très facile d’utilisation. Il suffit de moins d’une heure pour paramétrer l’application et de lancer votre opération. Grâce à des fonctionnalités pratiques d’importation de listes CSV (Excel) avec vos clients et membres, vous ne devrez même pas recopier les données actuellement disponibles.

Et c’est parti !

Vous me ferez un grand plaisir en partageant avec moi vos expériences en tant que membre de club au sujet de vos actions qui ont permis à votre club de récolter des sous pour faire de notre monde, un monde un peu meilleur !